เพราะเมื่อองค์กรมีเครื่องพิมพ์บาร์โค้ดเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของระบบงาน ก็เท่ากับว่าธุรกิจได้ก้าวสู่การจัดการข้อมูลแบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ การใช้เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดช่วยลดความซับซ้อนในการทำงาน ลดภาระจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ และช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้นหลายเท่า ยกตัวอย่างเช่น ร้านค้าปลีกที่มีสินค้าหลายร้อยรายการในแต่ละวัน หากต้องพิมพ์ฉลากหรือป้ายราคาด้วยวิธีเดิมคงใช้เวลานานและมีโอกาสผิดพลาดสูง แต่เมื่อใช้เครื่องพิมพ์บาร์โค้ด ก็สามารถพิมพ์ฉลากได้อย่างรวดเร็ว คมชัด และถูกต้องในทุกชิ้นสินค้า

เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างระบบติดตามสินค้า

เหมาะกับองค์กรที่ต้องการความโปร่งใสในห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) ทุกสินค้าเมื่อได้รับการพิมพ์บาร์โค้ดจากเครื่องพิมพ์บาร์โค้ด จะมีรหัสเฉพาะที่สามารถระบุได้ว่ามาจากแหล่งผลิตใด ผลิตเมื่อไร จัดส่งโดยใคร และไปถึงจุดหมายปลายทางเมื่อใด ทำให้การติดตามสินค้าทำได้ง่ายและตรวจสอบได้ตลอดเวลา ลดความเสี่ยงจากการสูญหายของสินค้า และช่วยให้ธุรกิจมีความน่าเชื่อถือมากขึ้นในสายตาของลูกค้า โดยเฉพาะในยุคที่ผู้บริโภคให้ความสำคัญกับความโปร่งใสและคุณภาพของสินค้าเป็นอันดับต้น ๆ

เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดยังเป็นอุปกรณ์ที่ตอบโจทย์การใช้งานในองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่นสูง เพราะสามารถใช้งานได้กับหลายระบบและหลายอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ตโฟน รวมถึงสามารถเชื่อมต่อกับระบบ POS หรือระบบบริหารคลังสินค้าได้โดยตรง ทำให้สามารถพิมพ์ฉลากหรือบาร์โค้ดได้ทุกที่ทุกเวลาโดยไม่ต้องกลับไปที่สำนักงาน เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดแบบไร้สายบางรุ่นยังมีแบตเตอรี่ในตัวและสามารถพิมพ์ได้ต่อเนื่องหลายชั่วโมง เหมาะกับงานภาคสนาม เช่น การติดฉลากสินค้าหน้างาน การตรวจนับสินค้าตามจุดต่าง ๆ หรือการพิมพ์ฉลากสินค้าก่อนจัดส่ง

เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดถือเป็นการลงทุนที่มีต้นทุนเริ่มต้นไม่สูง

แต่ให้ผลตอบแทนระยะยาวอย่างคุ้มค่า เพราะนอกจากจะช่วยลดเวลาในการทำงานแล้ว ยังช่วยลดการสูญเสียจากความผิดพลาดในการระบุข้อมูลสินค้า และลดค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสารอีกด้วย เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดบางรุ่นใช้เทคโนโลยีการพิมพ์แบบ Direct Thermal ซึ่งไม่ต้องใช้หมึก ทำให้ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในระยะยาว และยังดูแลรักษาง่าย ในขณะที่รุ่นที่ใช้ระบบ Thermal Transfer จะเหมาะกับงานที่ต้องการความคงทนถาวร เช่น ฉลากที่ต้องสัมผัสแสงแดดหรืออุณหภูมิสูง ซึ่งช่วยให้ฉลากไม่ซีดจางและสามารถอ่านได้อย่างชัดเจนตลอดอายุการใช้งาน

อีกจุดเด่นที่ทำให้เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดได้รับความนิยมอย่างแพร่หลาย คือความสามารถในการรองรับฉลากหลายขนาดและหลายรูปแบบ ทำให้ผู้ใช้สามารถออกแบบฉลากได้อย่างอิสระ ไม่ว่าจะเป็นฉลากชื่อสินค้า ป้ายราคาพิเศษ ป้ายแสดงหมายเลขล็อต หรือแม้แต่ฉลากสำหรับการขนส่ง เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดสามารถปรับตั้งค่าการพิมพ์ให้เหมาะกับความต้องการได้อย่างง่ายดาย ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับธุรกิจที่ต้องการความยืดหยุ่นและความหลากหลายในงานพิมพ์ โดยเฉพาะในยุคที่ภาพลักษณ์ของสินค้าและการสื่อสารผ่านฉลากมีผลต่อการตัดสินใจซื้อของลูกค้า